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公司治理

内部控制基本方针

1. 为了确保董事、员工的职务履行符合法律法规及公司章程的机制

  • (1)为了构建董事、员工开展企业活动必须遵守法律法规及公司章程的企业文化氛围,本公司制定本公司及SG Holdings Group(以下简称“SGH集团”)的《行动宪章》和《道德伦理•行动规范》。董事长通过反复传达《行动宪章》、《道德伦理•行动规范》的精神内容,使其在董事及员工中得以渗透,同时在企业活动的各个方面,使合规性为最优先的方针得到众所周知及贯彻执行。
  • (2)本公司在制定符合相关法规的公司规定及操作指南等时,为了适应经营环境的变化,将相应修订包括本基本方针在内的各项规定及操作指南等,努力确保其实效性。
  • (3)为了加强对董事履职情况的监督,本公司选任独立董事。
  • (4)为了预防或者早期发现SGH集团内的舞弊、丑闻的发生等,本公司制定《内部举报规定》,并设置《合规热线》作为SGH集团的内部举报制度。为使该制度发挥实效,本公司不仅在公司内部,同时也在公司外部设置了举报窗口,以促进对其的使用。对于举报,按照《内部举报规定》迅速采取恰当的应对措施。
  • (5)为了排除威胁社会秩序及安全的反社会势力,本公司制定《排除反社会势力的规定》,不与反社会势力进行任何诸如承诺不正当要求、地下交易、资金提供等的行为,以做到与其不保持任何关系。同时,针对反社会势力,本公司协同相关外部专门机构有组织地且以法律手段进行应对,并以确保董事及员工的安全为首要。

2. 关于董事履职相关信息的保存及管理的机制

  • (1)为了合理维护和保管企业的信息资产,本公司制定《信息安全基本方针》,构建信息安全管理体制。
  • (2)本公司根据法律法规及相关规定,正确合理保存并管理有关董事履职的重要信息和决议事项等。
  • (3)保证上述(2)的信息随时处于可以查阅的状态。
  • (4)本公司依据法律法规及《个人信息保护规定》正确合理地保管个人信息。

3. 关于损失的风险管理规定及相关机制

  • (1)为了恰当正确、高效地进行风险管理,本公司制定《风险管理规定》,并在SGH集团构建风险管控机制,同时合理对应对企业经营、公司活动或企业形象带来负面影响的事由或对社会大众产生重大影响的事由。
  • (2)本公司定期召开“SGH集团风险管理会议”,实现对风险显现的预防和最小化、努力降低因风险显现而造成的损失,以强化风险管理机制。
  • (3)为了将突发事件导致的业务中断时间控制在最短,发挥公司应有的社会职责,本公司制定业务连续性计划(BCP),构建并运行业务连续性管理(BCM)机制。

4. 为了确保董事高效履职的机制

  • (1)董事根据董事会制定的组织架构、职务权限履行职务。董事会对董事的职务履行情况进行监督,以保障职务履行的恰当正确及高效。
  • (2)本公司由董事共同探讨经营上的课题,适时召开董事及监事会议,分享重要的经营信息,并由董事会高效地进行经营决策。
  • (3)为了提高经营效率,本公司制定《经营计划管理规定》和《集团经营计划管理规定》,在董事会决定中期经营计划及年度预算后,由董事据此高效地履行职务。

5. 为了确保SGH集团的业务正确性的机制

  • (1)本公司制定SGH集团的《行动宪章》和《道德伦理•行动规范》,贯彻遵守共同的行动方针。
  • (2)本公司制定《事业公司管理运营规定》《海外法人管理运营规定》,尊重各事业公司的独立自主性,同时对其提供经营管理的相关援助。
  • (3)本公司定期召开“SGH集团经营战略会议”和“SGH集团管理部门负责人会议”,通过传达SGH集团的经营方针、重要决议事项•报告事项等,来提高对各事业公司整体经营的指导和管理的有效性。
  • (4)关于事业公司经营活动中的重要决议事项,本公司制定《职务权限规定》,以其作为SGH集团的统一基准,并通过必要的事先协商,向本公司董事会进行报告或获取本公司董事会的审批来进行管理。
  • (5)为了确保财务报告的可信性,本公司制定作为SGH集团标准版的《会计准则》及相关的操作指南及等。同时,本公司将适当听取外部专家的意见,构建监控和审计的相关机制。
  • (6)内部监察部门协同事业公司的内部监察部门等定期开展内部审计,并在本公司董事会上报告审计结果。同时,对于需要改善的事项进行指导并对进展情况进行跟进管理。

6. 应辅佐监事职务的员工及该员工相对董事等的独立性等的有关事项

本公司设置监察室作为辅佐监事履职的部门,并配置专职人员。关于该员工的法定人数及资质要求等,在与监事会协商后确定。同时,为了确保其相对董事等的独立性,有关该员工的人事调动、人事评估和奖惩等必须取得监事会的同意。

7. 董事和员工向监事进行汇报的机制及其他向监事汇报的相关机制

  • (1)除法定事项外,SGH集团的董事和员工应毫不延迟地向监事报告如下事项。
    • [1]可能给公司带来显著危害的事项
    • [2]内部审计的结果
    • [3]依据内部举报制度进行举报的情况
    • [4]其他监事要求汇报的业务执行的有关事项
  • (2)公司为了使董事和员工不因根据内部举报制度进行了举报或向监事进行了报告而受到不公正对待,将进行合理应对。

8. 为了确保监事的审计有效开展的其他机制

  • (1)监事行使法律法规等所规定的权限,与包括审计及内部监察部门在内的公司内部的组织机构共同协作,对董事执行业务的合法性、妥当性、效率性开展审计。
  • (2)在监事执行业务过程中,如果认为必要,可以聘用律师、注册会计师、咨询顾问等其他外部专家。
  • (3)监事除可出席董事会外,认为必要时,也可出席公司重要的会议。
  • (4)监事定期与董事长和审计进行会晤,互相交换信息、意见。
  • (5)当监事要求支付其职务执行过程中所发生的费用时,由本公司负担该费用,但被认定为不属于该监事职务执行所必需的费用除外。

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